Tietosuoja

PR Taloudenhallinta Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste asiakasrekisteristä.

Asiakasrekisterin tiedot on esitetty kokonaisvaltaisesti sekä henkilöyhtiö- ja elinkeinoharjoittaja- asiakkaiden että yhteisöjen osalta. Kaikista edellä mainituista yritysmuodoista kerätään henkilötietolaissa tarkoitettuja tietoja, joko niin, että ne suoraan koskevat yrittäjää itseään tai yhteisöjen osakkeenomistajia tai näiden työntekijöitä tai muita vastaavia toimijoita.

Rekisterinpitäjä
PR Taloudenhallinta Oy
Y-tunnus 3138644-4
Lappeentie 23 Lh 1
55100 Imatra

Asiakasrekisterin ylläpitäjä ja tietosuojavastaavana

Paula Raatikainen
Lappeentie 23 Lh 1
paula.raatikainen@prtaloudenhallinta.fi
050 550 0135

Laitteistossa on käytössä salattu sähköposti, palomuurit ja viruksentorjuntaohjelmisto

Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

PR Taloudenhallinta Oy:n asiakasrekisteri. Henkilötietojen lailliseen käsittelyyn on asiakassuhde eli oikeutettu etu.

Kirjanpitopalvelu pitää asiakkaidensa henkilötietoja sisältäviä rekistereitä taloushallinnon palveluiden tuottamiseksi asiakkaille. Yhteydenoton tai tarjouspyynnön jättäneiden tietoja käytetään kirjanpitopalveluista kertomiseen.

Palkanlaskennan tietojärjestelmässä säilytetään asiakkaan työntekijöiden palkka- ja verotiedot. Näitä tietoja luovutetaan vain asiakkaille, kullekin henkilölle ja Verohallinnolle.

Yhtiöllä on halussaan asiakasyritysten ja yhdistysten yhteyshenkilöiden lisäksi myös omistajia koskevia henkilötietoja, sikäli kuin nämä eivät ole sama asia. Palkkarekisterien kautta on pääsy asiakasyritystensä työntekijöiden tietoihin niissä asiakasyrityksissä, joissa palkanlaskenta on ulkoistettu PR Taloudenhallinta Oy:lle.

Lisäksi annettujen asianhoitovaltuutusten johdosta on pääsy asiakasyritysten, sekä asiakkaiden kiinteistöomistustietoihin ja mahdollisien puolisoiden henkilötietoihin, sikäli kun puolison henkilötiedot on kirjattu verottajan rekisteriin nähtäväksi.

Asiakkaan laskutusrekisteri sisältää laskun saajien henkilöitä koskevat laskuille merkittävät tiedot. Näitä tietoja luovutetaan vain asiakkaalle ja kullekin laskun saajalle.

Lisäksi asiakkaan tilintarkastajilla on pääsy kaikkiin kyseistä asiakasta koskeviin tilitoimistossa säilytettäviin henkilötietoihin

Asiakkaiden yhteystiedot ja lomakkeet sijaitsevat yrityksen tietokoneen ”asiakastieto kansiossa” ja pilvipalvelussa.
Asiakkaiden nimet ja puhelinnumerot löytyvät yhdestä puhelimesta, sekä sähköpostiohjelman yhteystietolomakkeesta

Kirjanpitotositteet säilytetään asiakaskohtaisissa kansioissa, lukollisissa mappikaapeissa. Aineisto luovutetaan asiakkaille tilikauden/tilinpäätöksen jälkeen tai jos asiakas siirtyy toisen yrityksen asiakkaaksi.
Palkanlaskentaa koskevat tiedot löytyvät asiakasyrityskohtaisesti palkat alikansiosta tietokoneelta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Reksiterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa mm. rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille asiakassuhteen hoitamista varten, esim. myyntilaskujen perintää varten. Rekisterinpitäjä luovuttaa asiakasyritystä tai asiakisayrityksen henkilöstöä koskevia tietoja verohallinnolle, vakuutusyhtiölle ja muille viranomais- ja yhteistyötahoille, sen mukaan kuin asiakasyritys ja

PR Taloudenhalllinta Oy keskenään sopivat, joko toimeksiantosopimuksessa tai erikseen sähköpostitse. Lopettaneiden tai muualle siirtyneiden asiakkaiden yhteystiedot poistetaan kuuden kuukauden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä.

Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntöihin pyritään vastaamaan kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisena rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa.
Rekisteröidyllä on oikeus tietojen oikaisemiseen, pyytää tietojen poistoa, jos tietojen käsittely ei ole tarpeellista ja kieltää tietojen käyttämistä suoramarkkinoinnissa.
Käsittelypyynnöt tulee toimittaa joko sähköpostin tai perinteisen maapostin välityksellä. Poisto ja korjauspyynnöt käsitellään ilmoitusten perusteella ja tehdään tilanteen vaativat muutokset jos ne ovat tarpeen.
On huomioitavaa, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuojafi/fi/index/yhteystiedot.html

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
* Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
* Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksella
* Asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen tai sähköpostin kautta
* Asiakkaalta saatujen tietojen perusteella voidaan tarkistaa yrityksen tiedot
* Asiakkaalta saatujen tietojen perusteella voidaan tarkistaa luottotiedot

Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Tarkemmat käsittely- ja säilytysajat määräytyvät asiakkaan kanssa tehtävän toimeksiantosopimuksen (YSETAL2018) ehdoissa.

Yhteydenottojen ja tarjouspyyntöjen tietoja säilytetään enintään yhden vuoden ajan, mikäli asiakassuhdetta ei ole muodostunut.

Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kirjanpitopalvelun tietojärjestelmiin on pääsy vain henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla, jotka säilytetään turvallisesti ja pidetään salassa. Kirjanpitopalvelun tietokoneissa on jatkuvasti automaattisesti päivittyvä tietoturvaohjelmisto.

Imatra 5.6.2020 viimeisin päivitys 1.1.2021
Paula Raatikainen

paula.raatikainen@prtaloudenhallinta.fi
puh. 050 550 0135
Lappeentie 23 LH 1, 55100 Imatra